Les permanences

Selon un planning défini à l’avance, en fonction des disponibilités de chacun, 2 Amapiens seront sur le lieu de distribution pour vous aider et noter votre passage.

Le calendrier de l’AMAP : http://amapguignons.forumactif.org/calendar

Il vous faudra émarger avant de récupérer votre panier.

Si vous voulez assurer la permanence, petite feuille de route (téléchargeable en suivant le lien ci-contre Permanence AMAP, mode d’emploi)

Avant la distribution

  • Une des 2 personnes doit récupérer le trousseau de clés de la salle des Guignons à la mairie annexe, située juste en face de la salle. Il est impératif d’être sur place pour 17h45 ou 50 dernier délai, car il arrive que la mairie ferme quelques minutes avant 18h00…
  • Installer les légumes sur les tables dans la salle, si ce n’est déjà fait
  • Sortir du cagibi : les balances, couteaux, boîtes à œufs et le classeur,
  • Avec les légumes, le livreur laisse sur une feuille la composition du panier. Recopier sur le tableau la liste des légumes et leurs quantités pour le panier et le ½ panier

Installer 2 chaises et une table et y disposer

  • Les feuilles d’émargement
  • Le planning de tenue des permanences de la saison
  • Les différents flyers disponibles, notamment celui comprenant les coordonnées des animateurs et les liens vers le site et le forum (flyer coccinelle)
  • le cahier de liaison ou les feuilles de permanence, pour noter les infos.
  • NOTE : en cas de nouvel arrivant (panier d’essai pour la semaine suivante) ou de manque de légumes (à rectifier la semaine suivante) CONTACTER LES ANIMATEURS DÈS QUE POSSIBLE après la distribution, par mail ou SMS. Cela permet d’être plus réactifs…

La distribution

  • Accueillir au fur et à mesure de l’heure de distribution l’ensemble des adhérents.
  • Vérifier que les pages d’émargement sont bien signées.
  • Sensibiliser à la tenue des permanences : penser à demander aux Amapiens de bien vouloir s’inscrire, notamment quand il reste de la place pour la semaine suivante.
  • Utiliser le cahier de liaison pour communiquer avec les coordonnateurs de la distribution (+ SMS ou mail en cas de situation à traiter rapidement)
  • Consigne des remarques, suggestions ou toute info pouvant intéresser un adhérent, l’ensemble des adhérents ou la personne gérant la distribution
  • Aider les Amapiens intermittents ou venant pour la première fois et leur expliquer le fonctionnement et comment faire leur panier.

Après la distribution

  • Ranger et nettoyer la salle à la fin de la distribution. Les éponges se trouvent dans la  » cuisine « . Ce dernier s’ouvre avec la clé de la salle.
  • Ranger les caisses de légumes vides dans le cagibi.
  • À partir de 19h00, compter le nombre de paniers non récupérés et commencer à les préparer pour les retardataires. Cela permet aussi de commencer le rangement de la salle.
  • S’il reste des légumes en fin de distribution, les présents peuvent se servir en plus grande quantité. Les restes des légumes sont donnés à la Ferme du bonheur. Le responsable de la Ferme arrive vers 19h15. En cas de souci, voir coordonnées plus loin.
  • Replacer dans le cagibi du haut: les balances, les boîtes à œufs, les couteaux, la caisse et tous les papiers, les balais et la pelle/balayette.
  • Remettre dans le classeur les feuilles d’émargement et le cahier de liaison. Si des messages importants ont été notés (panier manquant, nouveau contrat signé, commande d’un panier d’essai ou d’œufs…), il est impératif d’informer un animateur de l’AMAP par mail si possible, sinon par téléphone (voir coordonnées ci-dessous).
  • Un des permanents devra fermer le cagibi et la salle (bien éteindre les lumières) et remettre le trousseau de clés de la salle dans la boîte aux lettres de la mairie.

RAPPELS

– La distribution commence le jeudi à 18h00 et se termine à 19h15.

– Pour tout problème ou infos, contacter les animateurs de l’AMAP

Joachim Debéthune : 06 07 38 50 06

Karine Loiseau : 06 73 92 27 93

Bertrand Masouyé : 06 28 61 15 20

 

– Destinataires du surplus de légumes

La Ferme du Bonheur
Contacter en priorité :

Mathieu : 06 83 11 40 47

Roger des Prés : 06 16 45 18 74,

Aux heures de bureau :
01 47 24 51 24
contact@lafermedubonheur.fr

Et pour discuter de tout ça avec les Amapiens : rendez-vous sur le forum !

http://amapguignons.forumactif.org/f5-permanences

 

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